En nuestra gestión diaria, debemos atender diversas personas, situaciones, responsabilidades y reuniones, las cuales, nos obligan a maximizar nuestro tiempo. Una de las formas que podemos lograr este aspecto, es ordenando nuestra agenda según el tipo de reunión que necesitamos con nuestro equipo.
A la pregunta: ¿Cuáles son los tipos de reuniones de equipo más eficientes? estas serían:
1. Reuniones de equipo para tomar decisiones
Estas reuniones son las más comunes. Se intercambian ideas, comparten pensamientos y exponen opiniones que los guíe hasta la toma de decisiones que mejoren la organización. El tiempo de duración de esta, no debe sobrepasar la hora de tiempo.
2. Reuniones de innovación
Estas reuniones son determinantes a la hora de hacer crecer una compañía y/o tomar decisiones que cambien el rumbo de esta, por medio de nuevos productos y/o servicios. El equipo tendrá que aportar sus ideas de manera abierta y llegar a un acuerdo donde todos estén dispuestos a dejar su individualidad para pasar a un plan común.
3. Reuniones informativas
Consiste en dar a conocer a los colaboradores temas específicos o informar sobre cambios que hará la compañía. Estas reuniones son puntuales, no se abordan otros temas, es corta y generalmente es manejada por una persona. El ambiente es formal y la comunicación unidireccional
4. Reuniones para ponerse al día
Este momento, es para actualizar conocimientos y/o presentar nuevo personal a la organización. De igual forma, lo podemos requerir para revisiones rápidas de proyectos, lineamientos, funciones y/o responsabilidades que se deben abordar día a día.
5. Reuniones de team-building
El objetivo de estas reuniones es mejorar el ambiente laboral. La actividad debe ser creada y propuesta por los mismos asistentes, los cuales realizan actividades para que el equipo se divierta, con el fin de trabajar mejor. Pueden estar relacionadas con celebraciones de cumpleaños, aniversarios, metas obtenidas en la organización, llegada de nuevos clientes, entre otros aspectos.
6. Planificación y evaluación
Este tiempo consiste en analizar los resultados, discutir sobre los planes estratégicos y el compromiso en el desempeño de los objetivos. Este tipo de reunión requiere discusión de ideas y reflexión en la toma de decisiones. Son ideales para equipos maduros y consolidados que puedan manejar la autocrítica y valoración objetiva de sus decisiones.
7. Control de gestión
Estas reuniones son ideales para seguimiento de proyectos. Se revisan las actividades o acciones que se han realizado, al igual que los responsables de su ejecución. Todas las personas colaboradoras deben estar al tanto de las revisiones y el control de lo que se ha venido haciendo y lo que falta por ser realizado.
8. Reunión consultiva
La función de esta reunión es estimular la creatividad de sus participantes ya que promueve la actividad mediante consultas, preguntas y dudas de estos. El ambiente es formal orientado a la participación voluntaria y espontánea de todos los participantes. También se puede utilizar para proponer una nueva actividad y estudiar la reacción de los participantes, escuchar y diagnosticar problemas y proponer soluciones a los mismos.
9. Reuniones de negociación
En este tipo de reuniones el conductor debe poseer mucha habilidad y experiencia en el manejo de personal. Para que este momento tenga éxito, se requiere mucha concentración en el momento, conocimiento de los participantes, entendimiento de los aspectos legales, emocionales y cognitivos que podría verse afectada alguna de las partes. Al finalizar este tipo de situaciones, se deben tomar decisiones sobre algún tipo de problema, diagnóstico y/o convenio al que se haya llegado.
Existe una reunión llamada “Reunión mixta” la cual sería la menos recomendable, debido a que es la combinación de varios tipos de reuniones, por lo cual, podría afectar el objetivo final y no establecer lineamientos claros y puntos en común.
La gestión en el área de Recursos Humanos, requiere muchas reuniones y atenciones con el personal, por lo cual, es importante saber maximizar nuestro tiempo con el tipo de reunión que requerimos en cada caso.
